Vyhľadávanie
Novinky do mailu
Kontakty
GDPR
Úvod do GDPR
GDPR (General Data Protection Regulation) je nariadenie európskeho parlamentu a rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov platné od 25.5.2018 (ďalej len “GDPR”).
Nariadenie zabezpečuje najmä prísnejšie podmienky na získanie súhlasu so spracovaním osobných údajov a zvýšenie práva dotknutej osoby o právo na opravu, vymazanie alebo prenosnosť údajov.
Novinky v systéme
1. Mailinglist
Vo formulári na pridanie e-mailovej adresy do mailinglistu pribudlo políčko na vyznačenie súhlasu so spracovaním osobných údajov za účelom zasielania marketingových informácií. Bez tohoto súhlasu nebude možné e-mailovú adresu zaregistrovať.
2. Registrácia
Pri registrácii pribudli dva súhlasy: Súhlas so spracovaním osobných údajov za účelom objednávok a súhlas so spracovaním osobných údajov za účelom zasielania marketingových informácií. Bez potvrdenia prvého súhlasu nebude možné registráciu vykonať.
3. Objednávky
V košíku na druhej záložke (Dodacie údaje) pribudol súhlas so spracovaním osobných údajov za účelom zasielania marketingových informácií. Ak používate systém Overené zákazníkmi od spoločnosti Heuréka, zobrazí sa políčko na vyjadrenie nesúhlasu so zaslaním dotazníku spokojnosti v rámci programu Overené zákazníkmi. Rovnaké políčko sa zobrazí aj vtedy, ak používate systém Ecommerce Tracking od spoločnosti Google.
Súhlas so spracovaním osobných údajov za účelom spracovania objednávky nie je potrebný, nakoľko sa tieto údaje uchovávajú na základe zákona č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov § 13 ods. 1 písmeno c) spracovanie osobných údajov je nevyhnutné podľa osobitného predpisu.
4. Administrácia
V hlavnom menu pribudlo políčko GDPR. Tu sa nachádza zoznam zákazníkov so všetkými osobnými údajmi, ktorý je automaticky naplnený z troch zdrojov: mailinglistu, registrácií a objednávok. V zozname je možné filtrovať podľa udelených súhlasov a cez hromadné operácie s dátami pracovať.
Po označení vybraných zákazníkov máte možnosť zaslať všetkým e-mail so žiadosťou o obnovenie súhlasov, export údajov pre potreby mailinglistu, nastavenie oboch súhlasov a vymazanie osobných údajov.
Ako na to
1. Naplnenie zoznamu zákazníkov
Tento zoznam sa automaticky naplní pri prvom prihlásení do administrácie - nemusíte robiť nič.
2. Zaslanie e-mailu so žiadosťou o obnovenie súhlasu so spracovaním osobných údajov
Vyznačte zákazníkov, ktorým chcete posielať tento email (na začiatku odporúčame poslať email všetkým) a v zozname hromadných operácií vyberte položku Poslať mail so žiadosťou o súhlas a stlačte tlačítko Vykonaj. Na všetky vybrané e-mailové adresy sa odošle správa s výzvou na obnovenie súhlasov, ktorá obsahuje jedinečný link pre každú e-mailovú adresu. Tu si Vaši zákazníci obnovia oba súhlasy.
Ak by ste chceli rozosielať väčšie množstvo emailov, odporúčame ich posielať po cca 100, aby systém zvládol jednorazovo toľko poslať.
Tento mail odporúčame poslať po tom, ako budete mať aktualizované Obchodné podmienky podľa článku Čo si musíte pripraviť.
3. Vymazanie osobných údajov
Tento krok odporúčame spraviť po čase, ktorý dáte svojim zákazníkom na to, aby si aktualizovali svoje súhlasy na Vašej stránke. Vymazanie osobných údajov sa vykoná v závislosti na zdroji osobných údajov. Ak pochádzajú z mailinglistu, záznam obsahuje iba e-mailovú adresu - bude záznam vymazaný ak nie je vyznačený súhlas s marketingom. Ak pochádza z registrácie, záznam bude vymazaný spolu s registráciou ak nie je vyznačený súhlas so spracovaním. Ak pochádzajú z objednávok, budú vymazané iba údaje, ktoré je možné vymazať (telefónne číslo a dodacia adresa). Zvyšné údaje musia zostať v evidencii na základe zákona č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov § 13 ods. 1 písmeno c) spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné podľa osobitného predpisu.
Nové možnosti
Export údajov
Pôvodný export mailových adries je nahradený novým, v ktorom si môžete vyexportovať kompletné údaje o zákazníkoch vo formáte CSV, ktorý sa dá ďalej spracovávať pomocou mailingový programov alebo programu Excel. Keďže budete mať kompletné údaje o zákazníkoch, viete im zasielať personalizované ponuky.
Pri exporte údajov na zasielanie mailinglistu použite filter So súhlasom na marketing!
Nastavenie a zrušenie súhlasov
Vaši zákazníci Vás môžu neskôr požiadať, aby ste niektorý súhlas zrušili, prípadne nastavili. Toto dosiahnete označením zákazníka, výberom príslušnej operácie v zozname hromadných operácií a stlačením tlačítka Vykonaj.
Čo si musíte pripraviť
1. Organizačná smernica
Obsahuje informácie o tom aké Vaša spoločnosť prijala technické a organizačné opatrenia, aby zabezpečila a bola aj schopná preukázať, že spracúvanie osobných údajov sa vykonáva v súlade s nariadením GDPR a zákonom č.18/2018 o ochrane osobých údajov.
2. Zmluva o spracúvaní osobných údajov so sprostredkovateľom
Túto zmluvu musíte mať uzavretú s každým, s kým zdielate osobné údaje Vašich zákazníkov (účtovníčka, dopravca...)
Zmluva s našou spoločnosťou je súčasťou Obchodných podmienok.
3. Úprava Obchodných podmienok
Vo Vašich obchodných podmienkach by malo byť presne stanovené, aké osobné údaje Vašich zákazníkov zhromažďujete, za akým účelom a komu ich ďalej poskytujete.
Ak máte zamestnancov, je potrebné upraviť pracovnú zmluvu.
Je možné že budete potrebovať viac dokumentov, preto na vypracovanie kompletnej dokumentácie odporúčame kontaktovať špecializovanú firmu, prípadne právnu kanceláriu, ktorá Vám takúto dokumentáciu pripraví podľa Vašich podmienok.